Advokátní a daňové kanceláře

Typické výzvy v oboru

Setkáváme se téměř v každé kanceláři se třemi problémy. Za prvé: duplicitní vedení dat mezi kancelářským softwarem, DATEV, e-mailem a sdíleným excelovým seznamem, ke kterému se nikdo nepřizná. Za druhé: lhůty udržované v kategoriích Outlooku — viditelné jen pro osobu, která je tam zapsala. Za třetí: onboarding klientů, který probíhá na papíře a v PDF formulářích, přestože strukturovaná data se nakonec stejně musí přepsat do kancelářského systému. Tyto tři body stojí ve středně velké kanceláři několik osobodnů měsíčně — čas, který chybí pro skutečnou práci na zakázkách.

Co konkrétně stavíme

Onboarding klientů se strukturovaným formulářem, který zapisuje data přímo do kancelářského softwaru nebo CRM. AI předkontrola odevzdaných podkladů — agent rozpozná chybějící dokumenty, ověří zjevné nesrovnalosti a klade doplňující otázky ještě před otevřením spisu. Správa lhůt s eskalační logikou: blíží-li se lhůta a příslušná osoba není aktivní, je automaticky informován zástup. Dokumentační workflow s verzováním, čistým oddělením spisů a auditním záznamem. Napojení na DATEV pro daňové kanceláře — OCR účtenek, klasifikace DPH, export EXTF.

Příklady projektů

Německá daňová kancelář s přibližně patnácti zaměstnanci nás pověřila automatizací měsíčního zpracování DATEV. OCR pipeline klasifikuje účtenky, předem přiřazuje DPH a připravuje export EXTF. Účtárna kontroluje již jen výjimečné případy. Podrobnosti v sekci Reference.

Další kancelářské projekty jsou v přípravě. Pokud k nám přijdete s konkrétním záměrem, rádi v prvním rozhovoru probereme srovnatelné případy, které veřejně neukazujeme.

Regulatorní kontext

Pracujeme se třemi předpisy relevantními pro software v kancelářích. GDPR pro zpracování osobních údajů klientů, se zpracovatelskými smlouvami pro každou komponentu. Stavovské řády — u advokátů BRAO a BORA, u daňových poradců StBerG, u notářů Bundesnotarordnung. Zákon proti praní špinavých peněz pro identifikaci a hodnocení rizikovosti klientů. Tyto požadavky nejsou přílohami v zadání, ale architektonickými rozhodnutími — určují, kde data leží, kdo je vidí a jak dlouho se uchovávají.

Jak začínáme projekt ve vašem oboru

V prvním rozhovoru vyjasníme tři nejdůležitější body: Jaký kancelářský software je nasazen a jaká rozhraní nabízí? Které procesy jsou dnes nejbolestivěji manuální? Jaké stavovské požadavky musí řešení explicitně pokrývat? Na tomto základě obdržíte do týdne písemný koncept s architekturou, rozsahem prací a pevnou cenou.