Cualificación comercial IA para ventanas y puertas
Un distribuidor alemán de ventanas y puertas de tamaño medio recibía cientos de peticiones mensuales por WhatsApp, formulario web y llamadas, y dedicaba demasiadas horas comerciales a leads que nunca llegarían a convertir. Desarrollamos un agente IA de primer contacto que cualifica al lead, agenda la visita técnica al domicilio cuando procede y entrega a comercial únicamente los casos preparados. Hoy gestiona alrededor del 70% del primer contacto.
Situación de partida
El cliente es un distribuidor con tres locales y siete comerciales en campo, especializado en ventanas de PVC y aluminio, puertas de entrada y persianas. El canal de captación principal — además del boca a boca — eran anuncios locales y campañas en Google y Meta que dirigían el lead a un formulario o a WhatsApp Business. El equipo comercial dedicaba en torno a cuatro horas diarias por persona a llamadas iniciales con leads que muchas veces no encajaban: presupuesto demasiado ajustado, fuera de la zona de servicio, alquiler en lugar de propiedad, o consultas puramente informativas sin intención cercana de compra. Las ventanas y puertas son un producto de ciclo de venta lento y dependiente de la visita técnica; los huecos en la agenda comercial son caros. El gerente quería un filtro previo que permitiera a sus comerciales centrarse únicamente en visitas con probabilidad real de cierre.
Solución
Implementamos un agente IA basado en Claude que recibe los mensajes entrantes a través de WhatsApp Business y del formulario web del distribuidor. El agente entabla una conversación natural y, en cinco o siete intercambios, recoge la información clave: tipo de inmueble, propiedad o alquiler, número y tamaño aproximado de ventanas o puertas, plazo deseado, código postal y franja de presupuesto orientativa. La lógica de cualificación corre en Langflow con reglas combinadas — geografía, presupuesto mínimo por tipo de proyecto, antigüedad declarada del inmueble — y los datos del lead se vuelcan en un Twenty CRM autogestionado. Cuando el lead supera el umbral, el agente consulta los huecos libres en el calendario del comercial asignado por zona y propone tres franjas concretas para la visita técnica. n8n orquesta las confirmaciones, los recordatorios 24 horas antes y la sincronización con Google Calendar. Toda la pila está alojada en Hetzner Núremberg dentro de la UE; los acuerdos del artículo 28 del RGPD con el distribuidor se firmaron antes del lanzamiento productivo, y los registros conversacionales tienen una retención corta y configurable.
Resultado
Tras tres meses en producción, el agente gestiona aproximadamente el 70% del primer contacto con leads de WhatsApp. La proporción de visitas técnicas que terminan en presupuesto formal aumentó de forma clara — los comerciales acuden mejor preparados y con leads pre-cualificados. El gerente estima que cada comercial ha recuperado en torno a dos horas y media al día que antes dedicaba a llamadas frías. El agente agenda una media de quince visitas semanales sin intervención humana. La tasa de cancelación de visitas bajó, atribuida al recordatorio automatizado 24 horas antes.
Lo que aprendimos
Dos aprendizajes principales. Primero: nuestra primera versión era demasiado eficiente. El agente recogía los datos de cualificación en cuatro mensajes muy directos, y el ratio de abandono en la conversación fue alto los primeros días. Reescribimos los prompts para introducir más conversación, una pregunta inicial neutra sobre el proyecto y un tono más próximo, asumiendo conscientemente uno o dos turnos extra por lead. El abandono cayó significativamente y la calidad de la información recogida mejoró. Segundo: la mejor calibración del umbral de cualificación no vino de nuestros heurísticos iniciales, sino de revisar semanalmente con el gerente las visitas que sí y las que no se habían cerrado. El umbral se ajustó dos veces en las primeras seis semanas. Aprendimos a planificar desde el principio una fase de calibración explícita con el cliente — no es un detalle, es la mitad del valor del proyecto.
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