Automatisation DATEV-EXTF
Un cabinet fiscal allemand d’une quinzaine de collaborateurs consacrait chaque mois plusieurs jours-personnes à la préparation des pièces comptables pour DATEV. Nous avons mis en place un pipeline d’OCR et de classification qui traite automatiquement les factures entrantes et sortantes, attribue la TVA en amont et produit un export DATEV-EXTF propre. La comptabilité ne contrôle plus que les exceptions.
Contexte
Le cabinet accompagne des PME, dont plusieurs sociétés e-commerce générant un volume élevé de pièces — de quelques centaines à plusieurs milliers de justificatifs par mandant et par mois. La préparation suivait un schéma classique : réception par e-mail ou via le portail mandant, contrôle visuel, saisie manuelle ou semi-automatique, affectation manuelle du compte et du compte de contrepartie, classification manuelle de la TVA, puis export DATEV. Sur certains mandants, cela représentait un à deux jours de travail par mois rien que pour la saisie. Multiplié par une vingtaine de mandants comparables, le volume cumulé devenait considérable et bloquait l’équipe sur des tâches sans valeur ajoutée. Le cabinet avait déjà tenté plusieurs outils d’OCR du marché, mais aucun ne couvrait correctement la spécificité de leur plan SKR03 ni la logique TVA appliquée par leur cheffe comptable.
Solution
Nous avons construit un pipeline qui reçoit les pièces par e-mail ou téléversement, exécute une OCR sur des champs structurés (date, numéro de pièce, émetteur, brut, net, taux de TVA, pays), classifie la transaction et la convertit au format DATEV-EXTF. La logique de classification a été calibrée en plusieurs itérations avec la cheffe comptable du cabinet : quelles combinaisons compte/contrepartie pour quels types de justificatifs, quand le code BU 240 s’applique aux livraisons intracommunautaires, comment traiter les opérations avec des pays tiers. L’OCR utilise Claude Vision, la classification s’exécute dans Langflow, le stockage repose sur PostgreSQL sur notre infrastructure Hetzner à Francfort. Une variante on-premise est disponible — certains mandants du cabinet ont des exigences particulièrement strictes en matière de données. L’ensemble respecte le RGPD et l’article 28, avec un contrat de sous-traitance entre le cabinet et Number 44, et toutes les données restent dans l’UE.
Résultat
L’essentiel des pièces transite désormais par le pipeline automatiquement. La cheffe comptable ne contrôle plus que les exceptions signalées — nouveaux types de pièces, montants inhabituels, champs obligatoires manquants. Le temps mensuel de préparation par mandant a fortement diminué. En interne, le cabinet parle d’environ 70 % de gain de temps sur l’étape de saisie ; ce chiffre se rapporte à l’activité de saisie pure, pas à l’ensemble du processus de clôture mensuelle. Conformité RGPD assurée par l’hébergement allemand, variante on-premise disponible pour les mandants à exigences renforcées.
Enseignements
Trois enseignements à retenir de ce projet. Premièrement, le format DATEV-EXTF est plus mécanique qu’il n’y paraît une fois que la logique comptable propre au cabinet est documentée proprement. Nous avons passé presque toute la première semaine à creuser à l’oral, avec la cheffe comptable, la logique SKR03 maison — ces heures ont été rentabilisées cent fois ensuite. Deuxièmement, l’OCR n’est jamais à 100 %. Le pipeline doit être conçu dès le départ avec la conscience qu’il y aura des exceptions, et le workflow doit acheminer ces exceptions vers la revue humaine de manière élégante, sans générer de frustration. Notre première version envoyait trop de cas en revue manuelle et a été refaite après deux semaines. Troisièmement, les mandants du cabinet réagissent très différemment à l’idée d’« IA en comptabilité ». L’option on-premise n’est pas seulement une fonctionnalité technique : c’est souvent ce qui permet à un cabinet de garder ses mandants les plus conservateurs.
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