KI-Leadqualifizierung für Immobilienmakler
Eine Wiener Maklerei wollte schneller auf eingehende Anfragen von Immobilien-Plattformen reagieren und gleichzeitig den administrativen Aufwand der Makler reduzieren. Wir haben einen KI-Leadagenten gebaut, der Anfragen von Immobilien Scout, ImmoWelt und willhaben abfängt, Besichtigungsslots prüft, Exposé-PDFs versendet und Termine direkt in den Kalendern der Makler bucht. Deutsch und Englisch, EU-konform.
Ausgangslage
Die Maklerei ist auf Wohnimmobilien im mittleren und gehobenen Segment in Wien und Niederösterreich spezialisiert, beschäftigt acht Makler und betreut zu Spitzenzeiten rund hundertfünfzig aktive Objekte. Anfragen kommen aus drei Hauptquellen: Immobilien Scout, ImmoWelt und willhaben. Das Volumen schwankt stark, aber an guten Tagen laufen pro Objekt zwanzig bis dreißig Erstanfragen ein. Bei den meisten dieser Anfragen ist die erste Frage immer dieselbe: "Ist das Objekt noch verfügbar, und kann ich es besichtigen?". Die Makler beantworteten diese Anfragen historisch selbst, oft über E-Mail und WhatsApp parallel, oft mit Verzögerung von Stunden — manchmal Tagen. Die Konsequenz war messbar: Interessenten, die nicht innerhalb von wenigen Stunden eine Reaktion bekamen, sprangen ab und schauten sich bei der Konkurrenz weiter um. Gleichzeitig saßen die Makler abends noch über Standard-Antworten, statt sich auf die tatsächlich kaufrelevanten Gespräche zu konzentrieren.
Lösung
Wir haben einen Leadagenten auf Basis von Claude gebaut, der die Posteingänge der drei Plattformen über deren jeweilige API-Schnittstellen abruft und Erstanfragen automatisch beantwortet. Der Agent stellt sich klar als Assistenz vor, bestätigt die Verfügbarkeit des Objekts aus der internen Datenbank, sendet das aktuelle Exposé als PDF und schlägt — abhängig von den geöffneten Besichtigungsslots des zuständigen Maklers — zwei bis drei konkrete Termine vor. Bestätigt der Interessent einen Termin, wird er direkt im Outlook-Kalender des Maklers gebucht, mit einer Vorlauf-Notiz und den bisherigen Konversationsdaten. Spezifischere Rückfragen (Preisverhandlung, Finanzierung, rechtliche Details) eskaliert der Agent unmittelbar an den Makler, ohne selbst Auskunft zu geben. Deutsch und Englisch sind aktiv, weil ein nennenswerter Anteil der Anfragen von Expats kommt. Die Orchestrierung läuft in Langflow, die Plattform-Anbindungen und der CRM-Sync mit Twenty CRM über n8n. Konversationen und personenbezogene Daten liegen in PostgreSQL auf einer Hetzner-Maschine in Frankfurt — Datenresidenz innerhalb der EU. Der AVV folgt Artikel 28 DSGVO; für die Übermittlung an Interessenten außerhalb der EU greifen SCCs in Verbindung mit dem EU-US Data Privacy Framework.
Ergebnis
Die durchschnittliche Reaktionszeit auf eine Erstanfrage ist von mehreren Stunden auf unter zwei Minuten gesunken — der Agent läuft rund um die Uhr. Rund achtzig Prozent der Erstanfragen werden vollständig vom Agenten bedient, bis hin zur gebuchten Besichtigung; die restlichen zwanzig Prozent gehen an den Makler, weil eine spezifische Rückfrage vorliegt. Die Zahl der tatsächlich wahrgenommenen Besichtigungstermine pro Objekt ist um rund vierzig Prozent gestiegen, was vor allem an der schnellen Reaktion liegt. Die Makler berichten, dass sie deutlich entspannter abends arbeiten und Standard-Antworten praktisch nicht mehr selbst tippen müssen. Gleichzeitig ist die Qualität der ankommenden Besichtigungen gestiegen, weil Interessenten, die schon vorab ein Exposé bekommen haben, vorbereitet zur Besichtigung kommen.
Was wir daraus gelernt haben
Zwei Lektionen sind hängengeblieben. Erstens: Die API-Anbindungen an die Portale waren nicht das technische Problem, das wir erwartet hatten — eher ein Geduldsspiel mit Rate-Limits und inkonsistenten Schemata. Wir haben in der ersten Iteration versucht, alle drei Plattformen über eine gemeinsame Abstraktion zu fahren, und sind damit gescheitert; die Plattformen verhalten sich zu unterschiedlich. Die zweite Version hat pro Plattform einen eigenen Adapter, mit klarer Verantwortungstrennung — das war robuster, auch wenn es mehr Code bedeutet. Zweitens: Die Frage, wann der Agent die Konversation an den Makler übergibt, ist die heikelste Designentscheidung im ganzen System. Übergibt er zu früh, ist der Effizienzgewinn weg; übergibt er zu spät, riskiert er falsche Auskünfte zu Preisverhandlungen oder rechtlichen Details, die einem Makler hinterher um die Ohren fliegen. Wir haben die Übergabe-Logik mit der Geschäftsführung in drei Workshops kalibriert — und sie sieht heute deutlich konservativer aus als unser erster Entwurf. Bei Zweifel: an den Menschen.
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